Dane dotyczące transakcji dokonywanych w restauracjach są bezcenne – przydają się zarówno Urzędowi Skarbowemu do przeprowadzania kontroli, jak również przedsiębiorcom do analizy obrotu. Warto więc zadbać, aby były prawidłowo przechowywane – nie zostały utracone ani nie wpadły w niepowołane ręce. Jak zatem zapewnić bezpieczeństwo danych w kasach fiskalnych dla restauracji? Odpowiedzi udzieli ten artykuł!
Jak chronić dane wysyłane i zapisywane przez kasę fiskalną?
Wszystkie lokale gastronomiczne od początku 2021 roku są zobowiązane do korzystania z kas fiskalnych online. Takie urządzenia na bieżąco wysyłają cyfrowe kopie paragonów do Centralnego Repozytorium Kas za pośrednictwem internetu, a także zapisują wygenerowane dane w pamięci chronionej wykorzystującej kartę microSD. To właśnie odpowiednia kontrola przesyłu i zapisu danych pozwoli na ich pełne bezpieczeństwo.
Bezpieczne połączenie z internetem
Kasy fiskalne online mogą łączyć się z internetem na różne sposoby – poprzez transmisję GPRS, WiFi, kabel sieciowy lub kabel USB połączony z komputerem. Choć w każdym przypadku wysyłane do CRK dane są szyfrowane i tak warto zadbać o ich bezpieczeństwo. W przypadku WiFi nie powinno się korzystać z publicznych sieci, a wyłącznie z własnej zabezpieczonej silnym hasłem. Natomiast wykorzystując połączenie kablem USB, warto sprawdzić, czy na komputerze, do którego podłącza się kasę, nie ma żadnego złośliwego oprogramowania, które mogłoby wykraść dane. Pod względem bezpieczeństwa przesyłu danych najlepszą opcją jest transmisja GPRS lub kabel sieciowy – kradzież przesyłanych w ten sposób danych jest najtrudniejsza, a przez to najmniej prawdopodobna.
Archiwizowanie danych
Mimo że dane z kasy fiskalnej online są wysyłane bezpośrednio do CRK warto zadbać o ich samodzielne archiwizowanie. Wszystkie wystawiane na kasie fiskalnej dokumenty fiskalne i niefiskalne zapisują się w pamięci chronionej urządzenia, na karcie microSD. Aby móc je przeglądać, należy podłączyć kasę do komputera i skorzystać z dedykowanego programu (każdy producent urządzeń fiskalnych udostępnia własne oprogramowanie). Dzięki niemu można skopiować wygenerowane dotychczas dane i przechowywać je także na innych nośnikach, np. na pendrivie lub dysku zewnętrznym.
Warto wykonywać co najmniej 2-3 kopie danych w regularnych odstępach czasu (np. co miesiąc), a każdy nośnik przechowywać w innym miejscu. Dzięki temu nawet jeśli któryś z nich ulegnie uszkodzeniu, dane nie zostaną utracone. Korzystając z programu do odczytu danych z pamięci chronionej, również należy pamiętać, aby przed podłączeniem kasy fiskalnej do komputera, upewnić się, że nie znajduje się na nim żadne złośliwe oprogramowanie.
Wymiana karty microSD pamięci chronionej
Pamięć chroniona wykorzystuje do przechowywania danych kartę microSD, a każdy taki nośnik ma ograniczoną pojemność. Oznacza to, że po kilku latach miejsce na zapisywanie kolejnych danych wytworzonych przez kasę fiskalną się skończy. W takim przypadku koniecznie należy udać się do autoryzowanego serwisu. Nie ma bowiem możliwości samodzielnej wymiany karty na nową – nośnik jest zabezpieczony naklejką-plombą, a jej zerwanie mogłoby mieć konsekwencje karne.
Pozostałe miejsce na karcie microSD można w każdej chwili sprawdzić samodzielnie na kasie, lecz skontroluje to również serwis podczas wykonywania przeglądu technicznego. Dodatkowo wiele urządzeń informuje użytkowników o kończącej się pamięci poprzez wyświetlenie odpowiedniego powiadomienia. Wymieniając kartę pamięci chronionej na czas, można uchronić wiele cennych danych przed utratą – w przypadku gdy na nośniku zabrakłoby miejsca, nowe paragony i raporty nie będą mogły być wykonane.
Ochrona kasy fiskalnej przed osobami postronnymi
Kasy fiskalne to urządzenia, które może zobaczyć każdy, kto udaje się do dowolnej restauracji – są często używane, dlatego zawsze znajdują się pod ręką pracownika. Z tego powodu ich ewentualna kradzież lub uzyskanie do nich dostępu przez osobę postronną w teorii nie stanowiłoby większego problemu. Dlatego tak ważne jest, aby odpowiednio zabezpieczyć urządzenie fiskalne przed odczytem z niego danych przez nieuprawnioną osobę.
Każda kasa fiskalna do restauracji (https://mico.pl/sklep/branza/gastronomia) ma możliwość ustawienia hasła – nawet innego dla każdego pracownika. W ten sposób nieuprawniony dostęp będzie znacznie ograniczony. Należy jednak pamiętać, aby wybierane hasło nie składało się z popularnych ciągów cyfr np. 1234 albo 1111. Warto również regularnie je zmieniać, co najmniej raz na kilka miesięcy. Hasła nie powinno się także zapisywać na żadnych kartkach wywieszonych w którymkolwiek z pomieszczeń restauracji.
O bezpieczeństwo danych fiskalnych należy zadbać zwłaszcza gdy w restauracji wykorzystuje się system POS, który jest znacznie prostszy w obsłudze dla przeciętnego człowieka niż klasyczna kasa fiskalna. Koniecznie trzeba pamiętać o wylogowywaniu się z systemu lub kasy po zakończeniu pracy. Przydatne w tym przypadku są systemy automatycznego logowania, np. za pomocą karty magnetycznej, które pozwalają oszczędzić czas potrzebny na każdorazowe wpisywanie hasła. Z drugiej jednak strony karta taka może wpaść w niepowołane ręce. Warto, by personel miał ją zawsze przy sobie, bezpiecznie zawieszoną na szyi lub przypiętą do uniformu.
Autor postu
